Cum organizezi mutarea unui birou

Spre deosebire de o mutare acasă, la birou fiecare oră de nefuncționare costă. Secretul este planificarea: cine face ce, în ce ordine și ce trebuie să funcționeze din prima zi.

1. Numește un responsabil și stabilește calendarul

• Desemnează o persoană care coordonează mutarea și ține legătura cu noi.
• Începe planificarea cu 4–6 săptămâni înainte, mai ales pentru birourile mari.
• Alege data în funcție de perioadele mai liniștite ale activității.

2. Inventar și planul noului spațiu

• Fă o listă cu mobilierul, echipamentele și arhiva care se mută.
• Desenează un plan simplu al noului birou: unde merge fiecare birou, dulap și echipament.
• Folosește etichete sau coduri pe departamente și aceleași coduri pe ușile din noul spațiu.

3. Echipamentele IT

• Fă o copie de siguranță a datelor înainte de mutare.
• Fotografiază conexiunile de la calculatoare, imprimante și echipamentele de rețea.
• Deconectarea și reconectarea echipamentelor să fie făcute de persoana care se ocupă de IT; noi transportăm echipamentele ambalate.
• Asigură-te că internetul este activ în noul spațiu din prima zi.

4. Documente și arhivă

• Pune documentele în cutii închise cu bandă și etichetate clar.
• Documentele confidențiale pot fi transportate de personalul firmei sau în cutii sigilate.
• Profită de mutare pentru a arhiva sau a elimina, conform legii, documentele care nu mai sunt necesare.

5. Mutarea pe etape

• Mută mai întâi arhiva și lucrurile folosite rar, apoi posturile de lucru.
• Lucrăm de luni până vineri până la ora 20:00, așa că o parte din mutare se poate face după programul vostru.
• Mobilierul de birou poate fi demontat, transportat și remontat de noi în noul spațiu.

6. Comunicarea

• Anunță din timp angajații, clienții și furnizorii despre noua adresă.
• Actualizează adresa pe site, pe facturi, pe hărțile online și în semnătura de email.
• Dacă se schimbă sediul social, fă modificarea și la Registrul Comerțului.